EAN-codes beheren in WooCommerce

Op Bol.com is de EAN-code het sleutelbegrip. Waar je in je eigen webshop zelf bepaalt hoe je artikelen identificeert, werkt Bol.com met één vaste sleutel: de streepjescode die wereldwijd bij dat artikel hoort. Zonder EAN geen aanbieding.

Waarom Bol.com hierop stuurt

Bol.com is een marktplaats waar meerdere verkopers hetzelfde artikel aanbieden. Om te bepalen dat jouw aanbieding over hetzelfde product gaat als die van een ander, is een gedeelde identificatie nodig. De EAN vervult die rol: hij koppelt jouw aanbieding aan de bestaande productpagina.

Dat verklaart ook waarom een ontbrekende of onjuiste EAN meteen blokkerend is. Het is niet een veld dat later nog wel goedkomt — het is de sleutel waarmee je artikel überhaupt geplaatst kan worden.

Kies zelf welk veld je EAN bevat

WooCommerce heeft standaard geen EAN-veld. In de praktijk lost iedereen dat anders op, en daarom laat BolSync je zelf aanwijzen waar de code staat. Veelgebruikte opties:

• Het SKU-veld. Gebruik je je SKU toch al voor de streepjescode, dan is dit de snelste route.
• Een eigen veld. Werk je met een apart EAN-veld uit je voorraad- of boekhoudsysteem, dan wijs je dat aan.
• Een veld van een andere plugin. Veel feed- en voorraadplugins voegen hun eigen EAN-veld toe; ook dat kun je selecteren.

Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Zodra dezelfde code op twee plekken staat, gaan ze op termijn uit elkaar lopen en is niet meer te zeggen welke de juiste is.

Variaties

Elke variatie van een variabel product heeft een eigen EAN nodig, want elke variatie wordt een losse aanbieding op Bol.com. Een maat M en een maat L zijn voor Bol twee verschillende artikelen met een eigen voorraad en prijs.

Dat betekent dat het EAN-veld op variatieniveau gevuld moet zijn, niet alleen op het bovenliggende product. Zie ook Producten synchroniseren.

Ontbrekende codes opsporen

Bij het synchroniseren worden artikelen zonder bruikbare EAN gemarkeerd in het logboek. Daarmee wordt het een werklijst in plaats van een zoektocht: je ziet welke artikelen blijven staan en waarom.

Loop je tegen veel ontbrekende codes aan, dan is het meestal efficiënter om ze in bulk aan te vullen via een export en import van je productlijst dan om ze één voor één te bewerken.

Controleren of een product gekoppeld is

In het overzicht van gekoppelde producten staat per regel het WooCommerce-ID naast de EAN waaraan het gekoppeld is. Daarmee is in één oogopslag duidelijk wat de koppeling als bij elkaar horend beschouwt — en dat is precies waar verwarring ontstaat als een code ergens anders ook voorkomt.

Je kunt er gericht in zoeken. Bij een catalogus van duizenden artikelen is dat het verschil tussen even een EAN nakijken en handmatig door pagina's bladeren. Staat een product er niet tussen, dan is dat meteen je antwoord: de code ontbreekt of wordt niet herkend.

Vanuit dat overzicht open je per artikel de details, met per verkoopaccount de prijs, de conditie en de voorraadstand aan beide kanten.

Een eigen merk op Bol.com

Verkoop je eigen producten die nog nergens anders liggen, dan bestaat er nog geen EAN voor. Die moet je zelf laten registreren — codes zijn officieel uit te geven via GS1, de organisatie die het systeem beheert. Zelfbedachte nummers of hergebruikte codes van een ander artikel worden afgekeurd.

Daarnaast toetst Bol.com je merk voordat je eronder mag verkopen. Zodra je merk is goedgekeurd en je over geregistreerde codes beschikt, kun je je artikelen gewoon via de koppeling aanbieden; er is dan geen aparte route nodig.

Kort samengevat

• Eén veld aanwijzen als bron voor je EAN, en dat consequent gebruiken.
• Variaties hebben elk een eigen code nodig.
• Het logboek wijst ontbrekende codes aan.
• Eigen merk betekent eigen, officieel geregistreerde codes.