Voorraad en prijzen synchroniseren met Bol.com

Van alle onderdelen van de koppeling is dit het onderdeel dat je geld kost als het niet klopt. Verkoop je op twee kanalen vanuit één magazijn, dan is de vraag niet óf voorraden uit elkaar gaan lopen, maar hoe snel je dat corrigeert.

Waarom snelheid hier uitmaakt

Veel koppelingen werken met een periodieke taak die elk uur of elk kwartier draait. In dat venster kun je een artikel op beide kanalen verkopen terwijl je er maar één van hebt. Het gevolg is een annulering, en annuleringen tellen mee in je prestatiescore bij Bol.com. Die score bepaalt je zichtbaarheid en je kans op het koopblok.

BolSync werkt daarom realtime: een verkoop op het ene kanaal past de voorraad op het andere direct aan. Niet aan het einde van het uur, maar bij de mutatie zelf.

Een buffer per kanaal

Realtime synchroniseren neemt het risico weg dat ontstaat door vertraging, maar niet het risico dat ontstaat door fysieke werkelijkheid: breuk, retouren die nog niet verwerkt zijn, een telling die niet klopt. Daarvoor is de voorraadbuffer.

Met een buffer houd je per kanaal een aantal stuks achter de hand. Staan er tien in je systeem en stel je een buffer van twee in, dan biedt Bol.com er acht aan. Dat is vooral verstandig bij:

• Artikelen met een hoge omloopsnelheid, waar elke seconde telt.
• Producten die je ook fysiek of via een derde kanaal verkoopt.
• Breekbare of retourgevoelige artikelen.

Omdat je de buffer per kanaal instelt, kun je op Bol.com voorzichtiger zijn dan in je eigen webshop — waar een annulering je geen prestatiescore kost.

Prijzen per platform

Je Bol-prijs hoeft niet je webshopprijs te zijn, en meestal is dat ook niet verstandig. Bol.com rekent commissie en verzendkosten die je in je eigen shop niet hebt, dus dezelfde prijs levert daar een lagere marge op.

Je kunt daarom per platform een eigen prijs aanhouden. Dat kan op twee manieren:

• Een vaste prijs per artikel, als je precies wilt bepalen wat er op Bol staat.
• Een berekende prijs, waarbij je vanuit je WooCommerce-prijs een opslag of marge laat toepassen. Dat schaalt beter, omdat je bij een inkoopwijziging maar op één plek hoeft aan te passen.

Die berekening leg je vast in de Regels module, waar je ook een minimumprijs kunt instellen zodat een korting nooit onder je bodem zakt.

Welke kant gaat het op

Voorraad en prijzen volgen de richting die je per productgroep instelt. In de meeste opstellingen is WooCommerce leidend en volgt Bol.com. Haal je juist artikelen op vanuit Bol, dan kan het andersom. Wat je ook kiest: houd één kant leidend per artikel. Twee systemen die elkaar corrigeren leveren een heen-en-weer op dat in het logboek goed zichtbaar is, maar dat je liever voorkomt.

Controleren of de voorraad daadwerkelijk klopt

Je hoeft er niet op te vertrouwen dat het goed gaat. Per product zie je de stand aan beide kanten naast elkaar: het aantal dat Bol.com registreert en het aantal dat in WooCommerce staat. Komen ze overeen, dan wordt dat bevestigd. Lopen ze uiteen, dan zie je dat meteen — in plaats van pas op het moment dat je een bestelling niet kunt leveren.

Draai je meerdere verkoopaccounts, dan gebeurt die vergelijking per account. Een artikel dat op je Nederlandse account klopt maar op je Belgische niet, valt zo direct op. Dat is precies het soort afwijking dat anders wekenlang onopgemerkt blijft.

Naast de voorraad zie je per account ook de prijs waarvoor het artikel wordt aangeboden en de conditie waaronder het staat. Houd je per markt een eigen prijs aan, dan controleer je in één oogopslag of het bedrag is wat je bedoelde.

Als er iets niet klopt

Wijkt een aantal af, dan is het logboek de volgende stap. Daar staat per mutatie wat er is verstuurd en wanneer. Drie controles wijzen vrijwel altijd de oorzaak aan: klopt het aantal in WooCommerce, staat de mutatie in het logboek, en is die bij Bol.com aangekomen?